Ondersteuning bij facilitaire zaken

Marleen is als zakelijk manager onderdeel van de ondersteunende staf van Arts en Zorg. In haar functie ondersteunt ze de gezondheidscentra onder andere bij ingewikkelde facilitaire zaken. Bijvoorbeeld de inkoop van medische hulpmiddelen en inventaris of verbouwingen op een praktijk. Ze ontzorgt ze onze zorgverleners, zodat zij zich kunnen richten op de patiëntenzorg. Marleen geeft ons een kijkje in haar werkzaamheden.

Werken vanuit de behoefte van de zorgverleners

“Ik start een nieuw project altijd vanuit een behoefte of wens van een gezondheidscentrum. Bijvoorbeeld omdat veel nieuwe patiënten zich inschrijven, maar er niet voldoende spreekkamers zijn op de praktijk.  Of omdat de werkomstandigheden niet optimaal zijn doordat het in de zomer te warm wordt. Ik ga dan met de praktijk in gesprek over de situatie en mogelijke oplossingen. Zo krijg ik een beeld van de vraag en de mogelijke oplossingen. De input die ik ophaal bij zorgverleners, vertaal ik vervolgens naar eventuele externe partijen waar ik mee samenwerk”, vertelt Marleen. “Bij grote projecten - zoals bijvoorbeeld een verbouwing - richten we een bouwcommissie op met meerdere zorgverleners van verschillende disciplines. Bij zo’n groot project komen veel verschillende facetten kijken; van het afsluiten van contracten tot het nadenken over de kamerindeling. Ik betrek samen met de praktijkmanager de zorgverleners bij de dingen die voor hen zinvol én leuk zijn om over mee te denken. Zoals de kamerindeling of de inrichting van de wachtkamer. De contracten regel ik met de regiomanager, zodat de praktijk zich daar verder niet druk over hoeft te maken.”

Persoonlijke beschermingsmiddelen centraal geregeld

Toen in maart het Coronavirus in Nederland binnendrong, stond Marleen wederom klaar voor alle gezondheidscentra. Marleen: “Er kwam zoveel op de praktijken af. Naast veel zorginhoudelijke vragen, ook facilitaire zaken zoals de beschikking over persoonlijke beschermingsmiddelen als mondmaskers, handschoenen, schorten en desinfectiematerialen. Al gauw bleek dat het voor veel praktijken niet meer mogelijk was om deze middelen via de reguliere manier te bestellen. Daarom heb ik dit centraal voor alle praktijken geregeld, waarbij ik zelfs een van de kamers op ons kantoor in Utrecht heb omgebouwd tot magazijn! Praktijken konden contact met mij leggen met een voorraadverzoek, dan stuurde ik dezelfde dag nog een pakketje naar ze toe. Hierbij heb ik altijd geprobeerd om niet te veel voorraad te houden, zodat ook andere zorgorganisaties toegang hebben tot voldoende materialen. Daarnaast deelde ik mijn inkoopcontacten wanneer mogelijk met andere huisartsenpraktijken of bijvoorbeeld met een gehandicapteninstelling. Ik ben blij dat ik de praktijken op deze manier heb kunnen steunen. Zij voelen de echte druk en stress van het Coronavirus, ik wil niet dat ze zich ook nog zorgen hoeven te maken over persoonlijke beschermingsmiddelen!”

Praktijkinrichting op anderhalve meter afstand

Elk gezondheidscentrum van Arts en Zorg ziet er anders uit en heeft andere behoeften. Zo ook voor de inrichting van de praktijk op anderhalve meter afstand. “Ik heb eerst onderzocht welke middelen de praktijken kunnen ondersteunen om veilig te werken. Bijvoorbeeld schermen bij de balie of op het bureau, routeringspijlen of handdesinfectie zuilen. Daarna nam ik contact op met de praktijk. Zo kon ik met de praktijk brainstormen over hun wensen en suggesties aandragen waar nodig.. Ook hebben we bijvoorbeeld voor alle praktijken bloedprikschermen besteld zodat er veilig bloed geprikt kan worden. Ik ben met de schoonmaakbedrijven in gesprek gegaan om te zorgen dat zij op de juiste manier en met de juiste middelen de gezondheidscentra schoonmaken, volgens de geldende richtlijnen. Het is ontzettend leuk om op deze manier samen te werken met zorgverleners. Via beeldbellen en per telefoon onderhouden we nauw contact.”