Werkdruk verlagen en tijd winnen met LEAN

De werkdruk is hoog in de zorg. Dat kwam opnieuw naar voren toen wij in gesprek gingen met onze medewerkers. Een manier om deze werkdruk te verlagen is LEAN. LEAN-werken houdt in dat processen efficiënter worden ingezet en gestandaardiseerd. Als je binnen je team zoveel mogelijk op dezelfde manier werkt, vermindert de ruis en bespaar je tijd.

Start met voorraadbeheer

Bij de start van ons LEAN-traject zijn we begonnen met voorraadbeheer. Dit kostte voorheen onnodig veel tijd. Met LEAN maken we gebruik van een nieuwe systematiek die ervoor zorgt dat je niet meer misgrijpt en alle zaken overzichtelijk te vinden zijn. Zo zetten we bijvoorbeeld een systeem in dat signaleert wanneer nieuwe voorraad nodig is.

Verdorie-momentjes

Als je tijdens je werkdag ergens tegenaan loopt – we noemen dat een verdorie-momentje – schrijf je het op en stop je dat in een bakje. Tijdens het werkoverleg kijk je samen met je collega’s hoe je deze verdorie-momentjes op kan lossen zodat ze niet meer voorkomen. Daar horen bijvoorbeeld ook procesanalyses bij, waarbij we naar een proces kijken om te bepalen of het makkelijker kan. Op deze manier ontstonden beslisregels zodat een assistent zelf een beslissing kan maken zonder hulp van de huisarts. Ook is er naar de agenda gekeken om goed om te gaan met bijvoorbeeld de spoedblokken en om meer rust te creëren in de praktijk.

Dag-start

Daarnaast zijn we op veel praktijken begonnen met een dag-start. Hier komen alle collega’s samen en wordt de huidige bezetting, geplande visites en patiënten besproken. Wie heeft er bijvoorbeeld extra aandacht nodig? Iedereen is op de hoogte van wat er speelt en vragen van patiënten kunnen gemakkelijk beantwoord worden. Het wordt als prettig ervaren om zo gezamenlijk te starten. "Je ziet direct wie aanwezig is en je hebt gelijk die saamhorigheid", vertelt regieassistent Karien.

Scholing en opleiding

We willen ervoor zorgen dat LEAN een onderdeel wordt van onze complete organisatie. Daarom hebben we binnen Arts en Zorg drie interne LEAN-managers, die onze gezondheidscentra helpen met de implementatie van LEAN. Daarnaast hebben we per centrum één of meerdere LEAN-coaches. Zij zijn de ambassadeurs voor LEAN op de locatie. Zij hebben hiervoor een speciale opleiding gedaan en worden ondersteund door de LEAN-managers. Na de opleiding komen de LEAN coaches nog regelmatig samen op zogenoemde LEAN expert middagen om ervaringen uit te wisselen en dieper in te gaan op bepaalde onderwerpen. Uiteraard houdt niet alleen de LEAN coach zich bezig met LEAN, LEAN is onderdeel van het hele team. De coach neemt het voortouw nemen en beantwoordt eventuele vragen van collega’s.

Enthousiasme

LEAN leidt hiermee tot veel verbeteringen in de praktijk. Dit zorgt voor enthousiasme om steeds verder met LEAN aan de slag te gaan. De grootste voordelen op de praktijken zijn overzichtelijkheid en tijdwinst, waardoor de werkdruk verlaagd.